5 raisons de faire évoluer ou de changer votre ERP

Fabiani Mars 2020
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Le logiciel ERP tient souvent une place à part dans le système d’information de l’entreprise. Si l’on devait faire une analogie avec la physiologie humaine, on pourrait comparer l’ERP tout à la fois au cœur, au cerveau et/ou aux poumons d’une entreprise : il pilote, il irrigue, il oxygène chacun des départements. Si toutefois il répond aux attentes que l’on a placées en lui.

Rien d’étonnant donc à ce qu’il soit souvent difficile d’envisager l’implémentation d’une solution pour équiper l’entreprise, voire un changement de l’outil en place car celui-ci vous accompagne parfois depuis des années. On peut même parier que certains collaborateurs ont tissé avec lui des liens quasi « affectifs ».

Pourtant, l’ERP est voué à évoluer puisqu’il est au cœur de votre activité. Cette dernière est tributaire des évolutions intervenues sur vos marchés, votre clientèle, votre écosystème de partenaires, la réglementation, la technologie, vos ressources humaines, etc. Il est donc logique que l’ERP s’adapte en conséquence et il existe des signes d’obsolescence qui ne trompent pas.

Nous avons listé pour vous 5 raisons majeures qui doivent attirer votre attention et susciter d’éventuelles réflexions sur votre équipement en place.

1 - Parce que votre solution est ancienne

Cela pourrait sembler une évidence, malheureusement les études sont formelles : en France, plus de la moitié des ERP (56%) sont exploités depuis plus de 5 ans et 28% ont même atteint ou dépassé l’âge canonique de 10 ans. On peut légitimement parler de parc logiciel ERP vieillissant. Heureusement, les installations semblent à jour, car dans 60% des cas, la dernière mise à jour date de moins d’un an.

C’est donc un bon point de départ pour une réflexion plus approfondie : votre entreprise fait-elle partie des 28% dont la solution ERP a dépassé les 10 ans d’âge ? Si oui, êtes-vous au moins certain qu’elle est bien à jour ? Dans le cas contraire, il pourrait s’avérer judicieux de lancer un audit auprès des utilisateurs, pour vérifier d’une part qu’elle n’est pas tombée en désuétude au fil des ans, ou tout au moins que l’usage qui en est fait, est encore adapté et satisfaisant pour la majorité des collaborateurs.

Etude CXP 2018 ERP
Etude CXP, en partenariat avec erp-infos.com, réalisée en février 2018 auprès des utilisateurs français d’ERP

2 - Pour l'ergonomie et la satisfaction des utilisateurs

L’ERP n’est pas réservé aux spécialistes. Il ne se destine donc pas aux seuls comptables ou managers d’unité. Il faut s’assurer d’une part qu’il soit utilisé par le plus grand nombre de collaborateurs possible, d’autre part qu’il donne satisfaction à cette variété d’utilisateurs.

Qui plus est, l’ERP sert d’outil de prise de décision et permet l’exécution des rapports, des analyses ou des simulations. Ces opérations apporteront une réelle valeur ajoutée si la base de données offre une représentation exacte de l’entreprise, donc si l’ERP est utilisé par tous. Le recours actuel aux solutions de BI (Business Intelligence), peut rendre l’adhésion des utilisateurs essentielle pour la stratégie de votre entreprise. C’est d’elle (aussi) que dépend la qualité des données.

En 5 ans (qui plus est en 10 ans), les usages en entreprise ont profondément changé. Par exemple, la consultation et/ou l’utilisation depuis un terminal mobile sont désormais fréquentes : votre solution le permet-elle ? C’est l’un des points faibles de nombreux ERP. C’est sans doute la raison pour laquelle 20% des demandes d’évolution d’un ERP existant concernent la mobilité, suivi de près par l’analyse des données et la collaboration.

D’une manière générale, l’ergonomie des ERP installés est jugée assez peu satisfaisante, puisque dans l’étude citée précédemment, on note que la facilité de prise en main, les temps de réponse, la fluidité de navigation et la recherche d’information, obtiennent des notes proches de 6 (sur 10). Qu’en est-il dans votre entreprise ?

3 - Parce que votre écosystème évolue

C’était en partie vrai il y a 10 ans, c’est aujourd’hui un point incontournable : votre organisation évolue dans un écosystème. Qui plus est, cet écosystème est exposé lui aussi au changement et évolue. En admettant que votre ERP satisfasse en interne aux critères évoqués dans les points 1 et 2 (ancienneté, satisfaction des utilisateurs), il faut désormais qu’il soit aussi adapté à l’environnement externe.

Typiquement, votre ERP doit être en mesure de garantir le développement de votre structure en instaurant des relations gagnant/gagnant avec vos partenaires, fournisseurs ou revendeurs. Etes-vous en mesure de fournir à ces partenaires un accès à votre solution ? Votre ERP est-il en capacité d’échanger des données avec eux ? Peut-il les exploiter dans une optique d’analyse et de reporting, par exemple dans le cadre d’une exploitation stratégique de type Business Intelligence ?

Si ce n’est pas le cas, vous privez peut-être votre entreprise d’opportunités de business et de développement que vous n’avez pas identifié. Il peut être utile de rechercher la cause de ce manque d’interactivité avec l’écosystème : votre ERP est-il capable de s’adapter, moyennant une évolution, ou faut-il envisager un saut vers une solution plus adaptée et actuelle ?

4 - Pour maîtriser les coûts

Assez paradoxalement, environ un tiers des DSI ou Managers ne connaissent pas le coût total de leur projet ERP (*). Ceci est très probablement dû au nombre de modules déployés « au fil du temps » qui sont venus impacter le coût initial. Mais ce coût initial est aussi difficile à cerner, car 15% des usagers estiment avoir dépassé leur budget de 20%, quand d’autres (4%) avouent l’avoir dépassé de 50% au moins.

Ces chiffres illustrent bien le danger qu’il y aurait à vouloir maintenir une solution ancienne coûte que coûte : l’investissement induit en développement peut devenir inadéquat en comparaison avec les avantages apportés « nativement » par une solution plus récente.

Encore faut-il disposer des chiffres permettant d’en juger. 11 % des décideurs estiment ainsi le poids des développements spécifiques de leur entreprise à plus de 50 % du coût initial de leur ERP. Si votre réflexion vous amène à changer de solution, pensez à l’évolution de celle-ci en restant au maximum dans du standard afin de toujours assurer la connectivité avec les autres modules déjà déployés.

5 - Pour changer de "business model"

Même si elles restent minoritaires, les solutions ERP vendues sous forme d’abonnement mensuel tout compris rencontrent de plus en plus d’adeptes et ce notamment grâce à l’offre de solutions disponibles en Saas ou hébergé dans le Cloud qui se développent même pour le monde industriel.

D’où l’intérêt de s’interroger sur les 4 points précédemment énoncés : un ERP hébergé peut être une réponse adéquate à de nombreuses problématiques évoquées.

Ce modèle économique, qui repose souvent sur un abonnement par utilisateur, en fait une alternative crédible pour les petites structures. Enfin, ses coûts à l’installation, mais surtout à l’usage, sont prévisibles et directement corrélés à l’activité des entreprises.

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