Bien rédiger son cahier des charges ERP

Hélène Mars 2019
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L'ERP, coeur du système d'information, représente un enjeu majeur de développement et de performance pour l'entreprise. La décision d'intégrer ce type d'outil ou de procéder à son changement doit donc être un choix soutenu par la Direction qui s'inscrit dans la stratégie de l'entreprise. L’ERP est utilisé par un grand nombre des collaborateurs de l'entreprise qui occupent des métiers différents et qui doivent néanmoins utiliser conjointement la même solution.
Pour produire un « dossier d’expression des besoins » appelé également « cahier des charges », il convient en premier lieu de définir un groupe de travail qui sera conduit par un animateur, responsable du projet et de l’avancement des travaux du groupe. Ce "chef d’orchestre" désignera ensuite les membres qui composeront le groupe de travail et qui devront être choisis pour leur représentativité des services impliqués/impactés par le projet (Commercial, Logistique, Production, Achats, Finance…).

 

 

Exemple type de cahier des charges

L’objectif du cahier des charges est de se mettre d’accord en interne et de formaliser les attentes « métier » et les souhaits « technologiques » voire « ergonomiques » attendus dans la solution. Ce cahier des charges permet également avant tout de présenter votre entreprise et d’en expliquer concrètement le fonctionnement, les processus…
Pour vous aider dans la rédaction de celui-ci, nous vous proposons ci-dessous une trame de plan.

I. Présentation de l'entreprise
 

Préambule

En préambule, présenter le contexte dans lequel votre projet d’implantation ou de changement d’ERP s’inscrit. Penser à décrire la situation de la société et à expliciter clairement les raisons de ce choix d’évolution de votre système d’information.

1.1. Secteur d’activité

Cette partie contient la description détaillée de votre ou de vos métier(s), la présentation de vos produits et services et des chiffres clés sur votre entreprise (effectif, organigramme, chiffre d’affaires, résultat, nombre d’implantations, situation géographique, position sur le marché...).

1.2. Organisation générale

Indiquer ici comment est organisée votre entreprise, quels sont les différents services qui la composent, comment communiquent-ils entre eux, si la société compte différents sites géographiques...

1.3. Environnement

Une solution ERP peut contenir différentes fonctionnalités en lien avec l'environnement qui vous entoure, c'est pourquoi vous devez présenter au mieux les liens que vous entretenez avec vos clients, vos fournisseurs, vos partenaires...

1.4. Processus métiers

Cette partie est particulièrement importante et sensible puisque déterminante pour votre futur prestataire. Dresser la cartographie des processus métiers va en effet lui permettre de déterminer dans quelle mesure sa ou ses solutions répondront à votre besoin. Certains éditeurs proposent plusieurs solutions et c'est à partir de votre type de production (à l'affaire, en série, sur prévisions) et de vos processus métiers qu'ils détermineront la solution la plus adéquate. Un projet de choix et de mise en œuvre d’un ERP s’appuie sur une démarche d’analyse et de compréhension des métiers de l’entreprise et de leurs interactions. Pour faciliter la compréhension, n'hésitez pas à modéliser vos différents flux par le biais d'un schéma.

Flux commande ERP

II. Audit du système d'information en place
 

2.1. Infrastructure & matériel

Pour intégrer une nouvelle solution ERP, vous devrez également réaliser un état des lieux de l'installation matérielle en place : architecture, serveurs, réseau, postes. C'est en effet à partir de votre configuration existante que les prestataires seront en mesure de s'assurer que leur solution est compatible avec votre système informatique. En cas de non compatibilité, les prestataires pourront inclure dans leur offre l'investissement matériel à prévoir (serveurs, postes de travail, licences...).

2.2. Logiciels

Dans le même ordre d'idée, vous devrez dresser une liste exhaustive des solutions que vous utilisez déjà (logiciels de CAO/DAO, comptabilité, paie, ERP...) et présenter les éventuelles interactions/connexions qui existent entre elles et celles qui sont à faire. Si vous utilisez déjà une solution ERP, il est important de le mentionner et d'en dresser un rapide tableau des points forts et points faibles en n'omettant pas les fonctionnalités manquantes que vous souhaiteriez impérativement trouver dans votre futur logiciel. Afin que les prestataires présentent une offre au plus près de vos besoins, vous devrez également présenter une cartographie des systèmes en place avec les services concernés, les postes associés et le nombre d'utilisateurs.
Pensez également à mesurer le volume de données actuellement traité et celui des données à reprendre.

 

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Comment rédiger son cahier des charges ERP ?

Le cahier des charges est crucial pour la réussite de votre projet ERP. 

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III. Définition des besoins/attentes
 

3.1. Besoins généraux

La définition des besoins doit toujours être associée à des objectifs et/ou à des problématiques. En premier lieu, présentez vos besoins sans pour autant les relier directement à des fonctionnalités dans l'ERP. Précisez les enjeux de l'entreprise qui motivent le changement ou l'implantation d'une solution. Ceux-ci peuvent être nombreux mais veillez à les classer par ordre d'importance et éventuellement par catégorie.

Quelques exemples de finalités attendues :

  • Disposer d’un système d’information fiable et pérenne
  • Automatiser de nombreux traitements manuels
  • Disposer d’un véritable outil de planification, ordonnancement et d’analyse capacitaire
  • Disposer d’une comptabilité analytique
  • Fiabiliser les mouvements de stocks
  • Pouvoir extraire des données du système d’information
  • Gérer la traçabilité des produits
  • Faciliter la recherche d'information
  • Gérer la qualité
  • Offrir des statistiques commerciales et de production
  • ...

 

3.2. Couverture fonctionnelle

Vous devez présenter ici vos besoins fonctionnels par processus en fonction de votre périmètre d’activité et de votre métier. La description de vos besoins doit être suffisamment détaillée pour que le prestataire puisse comprendre ce que vous attendez.

Un ERP comporte généralement les grandes catégories de fonctions suivantes : Production/fabrication, Achats, Ventes, Stocks, Ressources Humaines, Finances et Communication auxquelles nous pouvons ajouter un item qui sera la « technologie de la solution » qui pourra également être un élément important dans votre choix final.

 

IV. Budget & planning
 

4.1. Définition d’une enveloppe budgétaire

Mettre en place un ERP représente un poste important de dépenses tant lors de son acquisition que lors de son installation et de sa mise en œuvre. Il vous faudra analyser toutes les composantes d’un budget ERP afin d’avoir la meilleure enveloppe possible, à savoir :

  • Le coût des modules et des fonctionnalités
  • Le coût des licences (utilisateurs)
  • Le coût de l’installation, de la mise en œuvre et du paramétrage
  • Le coût de la formation
  • Le coût de la hotline
  • Le coût de la maintenance annuelle
  • Le coût du matériel à acquérir (si besoin)
  • Le coût des ressources humaines et matérielles associées au projet

Bien définir dès le départ votre budget en incluant des coûts indirects vous permettra d’avoir la meilleure approche en terme de maîtrise voire de réduction des coûts.

4.2. Détail des scénarii envisagés

Vous devez impérativement fixer un planning réaliste pour l’ensemble du projet. Un délai d' 1 an maximum entre la réflexion, la rédaction du cahier des charges, le déploiement et la formation est une durée à laquelle vous devrez éviter de déroger au risque d'accuser une perte de temps et d'énergie (nuisible au moral de vos équipes) ainsi qu'un manque à gagner pour votre entreprise. Pour maintenir ce cap, vous devrez définir avec votre prestataire des réunions de travail régulières, nécessaires pour tenir cette échéance.

 

Pensez toujours à anticiper les besoins de votre organisation et à l'évolutivité de votre solution ERP. Demain, votre outil de production nécessitera peut-être de nouvelles fonctionnalités qui ne sont pas envisageables aujourd'hui telles que la gestion des non-conformités, la gestion des stocks par code-barres, l'intégration de l’EDI ou encore une GMAO complète.

Pour conclure, sachez qu'il n'existe pas de recette miracle pour réussir son projet ERP. Nous espérons tout de même que ces premiers éléments méthodologiques, pour rédiger votre cahier des charges, vous aideront à vous poser les bonnes questions et à vous éviter quelques écueils... Gardez en mémoire que la durée moyenne d'utilisation d'un ERP étant d'une dizaine d'années, vous devez donc bien préparer votre projet en amont et surtout le faire vivre !

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