Comment bien choisir son logiciel ERP ?

Fabiani Mai 2020
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Sur le marché des logiciels ERP, vous avez accès à de nombreuses solutions qui proposent les mêmes avantages de base. Mais chacune a ses particularités. Quels sont les différents types d’ERP ? Faut-il d'abord penser à ses besoins et son secteur, ou bien à la réputation de l'outil ? 

Quelles questions se poser avant de choisir un ERP ?

Focalisez-vous sur vos besoins avant de choisir votre ERP

Choisir un logiciel ERP pertinent répond à des besoins particuliers et à la taille de l’entreprise. Une PME n’aura bien sûr pas besoin du même logiciel qu’un grand groupe qui dirige de multiples sites ou filiales.

Avant tout, vous devez penser « besoin » et non « technologie ». Comme n’importe quels outils nécessaires à la transformation digitale des entreprises, un logiciel ERP doit répondre à des attentes précises. Il ne faut donc pas choisir une technologie pour sa réputation et ses performances, mais pour l’usage que vous en aurez. Dans le cas contraire, vous risquez fort de vous retrouver avec un logiciel beaucoup trop sophistiqué, coûteux, dont vous n’utiliserez que 40% des fonctionnalités.

Vos besoins proviennent principalement de vos faiblesses par rapport à vos clients ou à vos fournisseurs. Votre logiciel ERP doit pouvoir y répondre en vous apportant les bons indicateurs provenant des bonnes données, sur les chaînes de production, dans votre stock ou votre comptabilité.

Faites participer vos collaborateurs et adaptez-vous à eux

Pour cela, consultez l’ensemble des services qui devront utiliser le logiciel afin de connaître leurs propres attentes. De la même manière, votre logiciel ERP devra coïncider avec votre culture d’entreprise. Si vous en êtes au début d’une transformation digitale et que la conduite du changement est quelque peu délicate, méfiez-vous des solutions trop compliquées à mettre en place. Un PGI clé en main peut par exemple vous éviter une période d’adaptation trop longue.

> Lire aussi : Excel vs ERP : lequel choisir ?

Les différents critères à mettre en balance

Le caractère généraliste ou spécialisé

Les logiciels ERP les plus connus sont généralistes (appelés aussi ERP horizontaux ou transversaux) et il en existe de très nombreux qui sont spécialisés en fonction de votre secteur (ERP verticaux).

L’adaptabilité nécessaire

Mais cela ne suffit pas pour savoir quel ERP en particulier choisir. Certes, dans bien des métiers, les besoins sont identiques. Mais dans d’autres secteurs pourtant similaires, la demande est différente. Ainsi une entreprise peut s’attendre à une croissance exponentielle quand une autre se maintiendra sur une vitesse de croisière.

L’une et l’autre auront donc besoin d’ d’étudier en amont les capacités d’adaptation de la solution . L’ERP doit être personnalisable selon l’activité et les besoins des utilisateurs, modulaire (BI, comptabilité, etc.) ou, en fonction des cas, ouvert et interfaçable avec d’autres logiciels pour être d’autant plus performant.

La confiance envers l’entreprise

Dans le même ordre d’idées, une telle évolution demande aussi de faire confiance à une entreprise stable sur laquelle vous pourrez compter à long terme. Car la maintenance de l’outil, ses mises à jour et ses évolutions fonctionnelles font aussi partie de vos critères de choix de logiciel ERP.

Le coût

Enfin, la question du coût d’un progiciel doit être mise en balance avec le retour sur investissement espéré. Un ERP a pour objectif d’augmenter votre chiffre d’affaires, pas l’inverse...

3 étapes pour choisir votre solution ERP

ERP vertical ou horizontal

Le sigle ERP signifie « Enterprise Ressource Planning ». C’est un progiciel de gestion intégré qui gère l’ensemble des processus d’une entreprise. Ce progiciel émanant d’un unique concepteur, la base de données est unique et commune, ce qui garantit l’unicité de l’information.

Le changement du logiciel de gestion est très souvent le fruit d’une volonté de standardisation des processus de l’entreprise. L’objectif étant d’industrialiser et de centraliser les informations afin de disposer de données unifiées permettant une meilleure prise de décision et une amélioration de la productivité globale.

Le choix d’une solution ERP est donc une décision stratégique pour une grande majorité d’entreprises. Ce choix implique de bien identifier votre besoin, vos objectifs et de fédérer tous les acteurs autour du projet. Trouver une solution de gestion qui répond à vos critères et à votre métier implique également de rechercher et d’évaluer les différentes solutions disponibles.

1. Impliquez vos collaborateurs

La conduite du changement est essentielle dans un projet de mise en place d’une solution ERP. Vous devez donc veiller à l’adhésion de la direction et des utilisateurs au nouvel outil. Le projet doit être piloté par une équipe dédiée avec un référant interne (le chef de projet) où chacun a un rôle et des responsabilités bien définis.

Pensez également à impliquer des utilisateurs clefs (des représentants de chaque grande fonction de l’entreprise) qui apporteront une vision et une expertise sur leur utilisation de la solution. Ces utilisateurs clefs joueront également un rôle lors du déploiement de la solution car ils pourront tester et valider les différentes fonctionnalités.

Enfin, pensez à communiquer sur le projet à l’ensemble de l’entreprise. En effet, le changement d’outil est un choix stratégique qui va impacter le travail quotidien de vos collaborateurs.

2. Définissez votre besoin

Avant de vous lancer dans la recherche et la comparaison des solutions disponibles, il convient de d’abord faire un état des lieux de ce dont vous disposez. Vous pouvez lister l’ensemble de la couverture fonctionnelle de votre produit actuel (ou la liste des fonctions dont vous avez besoin si vous n’avez pas encore de solution) et déterminer ce que vous souhaitez conserver dans votre futur système et ce qu’il vous manque.

Vous devez donc clairement identifier vos facteurs clefs de succès et prioriser vos attentes. Vos processus ont été conçus avec le plus grand soin, il convient donc de choisir un logiciel qui sait y répondre. Ces besoins peuvent être résumés dans un document appelé « Cahier des charges ». Ce document doit être organisé selon la couverture fonctionnelle et le degré d’importance de chaque fonction. Il vous permettra de hiérarchiser vos besoins et d’obtenir une liste non exhaustive de vos attentes.

N’oubliez pas de préciser quels sont vos objectifs dans la mise en place d’une solution ERP (quelles sont vos attentes ? Les gains espérés ?) Et de définir des indicateurs qui vous permettront de piloter en permanence le projet (prévoyez de faire un état des lieux régulier sur l’avancée du projet).

3. Consultez et comparez

Votre cahier des charges (ou expression de besoins) étant rédigé, vous pouvez comparer les différentes solutions qui y répondent. Pour cela, il faut prendre le temps de détailler la couverture fonctionnelle, de vérifier les références clients et d’évaluer la pertinence de chaque solution.

Vous pouvez dès à présent commencer à regarder le processus de mise en oeuvre car la réussite de l’implémentation d’une solution ERP passe par un accompagnement à chaque étape du projet.

Prenez le temps de demander une démonstration. La réussite du projet se joue en grande partie en avant-vente et les différents échanges et démonstrations doivent permettre de valider l’adéquation de vos besoins avec le logiciel.

Attention cependant à ne pas soumettre votre projet à trop de prestataires. En effet, plus vous sélectionnerez de solutions différentes, plus votre choix sera difficile. Établissez donc une « short-list » des solutions susceptibles de répondre à vos besoins et qui méritent une démonstration (idéalement 2 ou 3 solutions maximum).

Conclusion

En moyenne, une solution ERP est utilisée pendant plus de 12 ans. Assurez-vous donc de choisir un partenaire qui saura vous accompagner et faire évoluer la solution en même temps que vos besoins. Il vous faut donc veiller à la maintenance (support et mises à jour).

Restez également au maximum dans le standard. L’évolution de la solution implique des mises à jour, il faut donc éviter de mettre en place des fonctionnalités spécifiques qui risquent d’alourdir le passage de versions ou la connectivité avec les autres modules déployés.

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