Comment bien choisir son logiciel ERP ?

Fabiani Mai 2020
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Le choix d'un logiciel ERP pertinent doit répondre à des besoins particuliers et tenir compte de la taille de l’entreprise. Une petite entreprise n’a pas besoin du même logiciel qu’un grand groupe qui dirige de multiples sites ou filiales. Votre logiciel ERP doit pouvoir répondre à vos besoins en vous apportant les bons indicateurs provenant des bonnes données, sur les chaînes de production, dans votre stock ou votre comptabilité.

Le choix d’une solution ERP pour votre entreprise est donc une décision stratégique. Ce choix implique de bien identifier vos besoins, vos objectifs et de fédérer tous les acteurs autour du projet. Trouver une solution de gestion qui répond à vos critères et à votre métier implique également de rechercher et d’évaluer les différentes solutions disponibles.

1. Définissez les besoins de votre entreprise

Pour commencer, il est important de penser « besoin » et non « technologie ». Comme n’importe quels outils nécessaires à la transformation digitale des entreprises, le logiciel ERP doit répondre précisément aux attentes de votre entreprise. Il ne faut donc pas choisir une technologie pour sa réputation et ses performances, mais pour l’usage que vous en aurez. Dans le cas contraire, vous risquez fort de vous retrouver avec un logiciel ERP beaucoup trop sophistiqué, coûteux, dont vous n’utiliserez que 40% des fonctionnalités. 

Avant de vous lancer dans la recherche et la comparaison des solutions disponibles, il convient donc de faire un état des lieux de ce dont vous disposez. Vous pouvez lister l’ensemble de la couverture fonctionnelle de votre produit actuel (ou la liste des fonctions dont vous avez besoin si vous n’avez pas encore de solution) et déterminer ce que vous souhaitez conserver dans votre futur système et ce qu’il vous manque.

Vous devez donc clairement identifier vos facteurs clefs de succès et prioriser vos attentes. Vos processus ont été conçus avec le plus grand soin, il convient donc de choisir un logiciel qui sait y répondre. Ces besoins peuvent être résumés dans un document appelé « Cahier des charges ». Ce document doit être organisé selon la couverture fonctionnelle et le degré d’importance de chaque fonction. Il vous permettra de hiérarchiser vos besoins et d’obtenir une liste non exhaustive de vos attentes.

N’oubliez pas de préciser quels sont vos objectifs dans la mise en place d’une solution ERP (quelles sont vos attentes ? Les gains espérés ?) Et de définir des indicateurs qui vous permettront de piloter en permanence le projet (prévoyez de faire un état des lieux régulier sur l’avancée du projet).

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ERP vertical ou horizontal

2. Impliquez vos collaborateurs dans le choix de votre ERP

La conduite du changement est essentielle dans un projet de mise en place d’une solution ERP. Vous devez donc veiller à l’adhésion de la direction et des utilisateurs au nouvel outil. Le projet doit être piloté par une équipe dédiée avec un référant interne (le chef de projet) où chacun a un rôle et des responsabilités bien définis.

Pensez également à impliquer des utilisateurs clefs (des représentants de chaque grande fonction de l’entreprise) qui apporteront une vision et une expertise sur leur utilisation de la solution. Ces utilisateurs clefs joueront également un rôle lors du déploiement de la solution car ils pourront tester et valider les différentes fonctionnalités.

Enfin, pensez à communiquer sur le projet à l’ensemble de l’entreprise. En effet, le changement d’outil est un choix stratégique qui va impacter le travail quotidien de vos collaborateurs.

3. Consultez et comparez les différentes solutions ERP

Votre cahier des charges (ou expression de besoins) étant rédigé, vous pouvez comparer les différentes solutions qui y répondent. Pour cela, il faut prendre le temps de détailler la couverture fonctionnelle, de vérifier les références clients et d’évaluer la pertinence de chaque solution. De plus, n'hésitez pas , une telle évolution demande aussi de faire confiance à une entreprise stable sur laquelle vous pourrez compter à long terme. Car la maintenance de l’outil, ses mises à jour et ses évolutions fonctionnelles font aussi partie de vos critères de choix de logiciel ERP.

Vous pouvez dès à présent commencer à regarder le processus de mise en œuvre car la réussite de l’implémentation d’une solution ERP passe par un accompagnement à chaque étape du projet.

Prenez le temps de demander une démonstration. La réussite du projet se joue en grande partie en avant-vente et les différents échanges et démonstrations doivent permettre de valider l’adéquation de vos besoins avec le logiciel.

Attention cependant à ne pas soumettre votre projet à trop de prestataires. En effet, plus vous sélectionnerez de solutions différentes, plus votre choix sera difficile. Établissez donc une « short-list » des solutions susceptibles de répondre à vos besoins et qui méritent une démonstration (idéalement 2 ou 3 solutions maximum).

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Conclusion

En moyenne, une solution ERP est utilisée pendant plus de 12 ans. Assurez-vous donc de choisir un partenaire qui saura vous accompagner et faire évoluer la solution en même temps que vos besoins. Il vous faut donc veiller à la maintenance (support et mises à jour).

Restez également au maximum dans le standard. L’évolution de la solution implique des mises à jour, il faut donc éviter de mettre en place des fonctionnalités spécifiques qui risquent d’alourdir le passage de versions ou la connectivité avec les autres modules déployés.

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