Quel budget investir dans un logiciel ERP ?

Sophie Octobre 2020
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De nombreuses petites entreprises hésitent à investir dans une solution ERP ou GPAO, tant il peut parfois être complexe de comparer les différentes solutions du marché entre elles. De nombreux critères vont en effet entrer en ligne de compte dans le choix de la future solution : choix de l’éditeur, choix de l’intégrateur, couverture fonctionnelle souhaitée en standard, personnalisation possible de la solution ou vertical métier…

Si vous avez fait le choix de vous lancer dans la sélection d’un logiciel ERP/GPAO, c’est que vous êtes convaincu que le jeu en vaut la chandelle et que votre entreprise nécessite de s’équiper d’un outil de gestion pour améliorer ses performances et l’efficacité de ses processus organisationnels. Bien que l’investissement soit non négligeable, il faut avant tout garder à l’esprit le retour sur investissement qu’il va générer pour vos équipes et votre TPE/PME.

Cet article traite plus particulièrement de l’aspect budgétaire, et sans prétendre à donner un prix objectif, vous permettra d’identifier les critères pour bien comparer les différentes options que vous allez rencontrer sur le marché.

Quels sont les différents paramètres à prendre en compte pour calculer le coût d’acquisition globale d’une solution ERP/GPAO pour une petite entreprise ? Comment éviter les pièges des offres à tiroir ? Quelle est la liste exhaustive de l’ensemble des composantes à prendre en compte pour établir un budget global ?

Achat de licence ou abonnement tout compris ?

Pendant des années le modèle qui a prédominé dans le monde du logiciel a été celui de l’achat de licences, et il était assez aisé de comparer les tarifs des licences entre eux. Le seul critère qui pouvait venir perturber la comparaison des ERP était la disponibilité des différents types de licences liés aux différents utilisateurs de l’entreprise. C’était notamment le cas des opérateurs de ligne qui bénéficiaient souvent d’une licence « light » ou « atelier » avec un accès réduit à des écrans bien spécifiques.

L’arrivée des solutions SaaS ou bien des solutions vendues tout simplement par abonnement est venue changer la donne ces dernières années. Les entreprises ont donc aujourd’hui le choix entre acheter des licences une bonne fois pour toute, et payer une maintenance annuelle sur le prix de ces licences ou bien de payer un montant locatif par mois qui inclut entre autres le droit d’utiliser le logiciel.

ERP SaaS

C’est ainsi que l’on peut distinguer le modèle CAPEX (investissement) du modèle OPEX (exploitation).

Bien que de nombreuses entreprises industrielles peuvent être tentées « d’acheter » des licences d’exploitation du logiciel plutôt que de les « louer », il est faux de penser que cela donne davantage de droit de propriété sur ces licences logicielles. Dans les deux cas il vous est juste permis d’utiliser le logiciel, et l’éditeur reste le propriétaire de celui-ci. L’abonnement ainsi proposé ne comprend pas uniquement les licences. Il inclut généralement l’installation et la maintenance logicielle, souvent l’hébergement des données ou l’infrastructure informatique, parfois le déploiement.

Cette formule peut être particulièrement attractive pour des petites structures qui vont démarrer avec peu d’utilisateurs, car de nombreuses offres sur le marché sont aujourd’hui disponibles à partir d’une centaine d’euro par utilisateur.

La sécurité des données comme enjeu majeur pour les entreprises

Pour une petite entreprise, il est fréquent de tiquer sur les coûts matériels tant ils peuvent alourdir la facture globale. L’infrastructure informatique inclut les serveurs, les machines virtuelles, mais aussi les sauvegardes de l’application, les frais d’installation et le maintien en condition dans le temps de cette infrastructure, pour faire face aux évolutions de votre entreprise (croissance, taille de la base de données etc..). Ce sont des coûts sur lesquels il peut sembler intéressant de faire des économies à première vue, d’autant plus que l’on touche là à un domaine de compétences qu’une petite entreprise ne peut pas s’offrir en interne.

Mais à y regarder de plus près, il est juste impensable aujourd’hui de négliger ce poste. Il ne se passe pas un jour sans que les médias parlent de cyber attaques ou de ransomware, et ceux-ci ne concernent pas uniquement des grands groupes ou des sociétés qui gèrent des informations sensibles, puisque de plus en plus de petites structures sont concernées et se retrouvent souvent démunies face à ces attaques.

Prix ERP GPAO

Nous recommandons dans ce cas de calculer le coût d’un « plantage » informatique et la perte d’exploitation qui en découle avant toute velléité d’économies sur ce poste. Il est donc essentiel de bien prendre en compte l’ensemble des coûts indirects liés à l’ERP, et pas uniquement les coûts de démarrage ou le prix d’acquisition des licences.

L’investissement dans un ERP est une histoire de longue haleine puisque la moyenne d’utilisation de ce type de solution se situe entre 10 et 15 ans. Nous ne vous apprendrons rien en vous disant qu’au-delà de la période initiale d’installation de la solution, il faudra continuer à investir afin de maintenir le logiciel dans le temps et le faire évoluer avec votre entreprise.

Les postes à analyser pour bien cerner ce que comprend le budget sont les suivants :

  • Modules complémentaires : vous pouvez faire le choix de démarrer sur un périmètre réduit en début de projet, mais vérifiez bien la liste des fonctionnalités qui sont comprises dans le tarif licences que vous allez payer. De nombreux éditeurs proposent encore des offres avec des dizaines de modules complémentaires qui seront à acheter au fur et à mesure de vos nouveaux besoins, ce qui alourdira de manière conséquente la facture finale.
  • Maintenance du logiciel : il s’agit le plus souvent d’un pourcentage du prix des licences. Généralement stable, il faut néanmoins vérifier ou pas que la maintenance comprend les modules que vous allez acquérir dans le temps. Le pourcentage varie selon les éditeurs (et intégrateurs) entre 15 et 25 %. Une maintenance trop basse n’est pas forcément un bon signe. Cela peut en effet signifier que les investissements en R&D sur le produit sont très faibles et que l’éditeur n’investit plus dans son logiciel.
  • Formation et paramétrage : ce poste peut également varier selon les offres que vous allez recevoir avec des tarifs journée qui vont s’échelonner de 800/900 € à 1 500 €, frais de déplacement inclus ou non. Le nombre de jours nécessaires est un critère également déterminant puisqu’il est un bon indicateur de la simplicité de prise en main de la solution que vous allez choisir.
  • Investissement interne : la réussite de votre projet ERP tient dans l’implication de vos équipes internes, car il est illusoire de croire qu’il va se mettre en place tout seul. Il est donc impératif de nommer au moins un représentant ou chef de projet pour superviser l’avancement du déploiement. Cet investissement n’est pas anodin pour une petite entreprise, mais il est l’un des piliers de l’avancée et de la bonne marche du projet.
  • Infrastructure et matériel informatique : voir ci-dessus

Choisir l’ERP qui s’adapte le plus à mon industrie

Le prix d’un logiciel ERP/GPAO dépend de nombreux critères qui doivent être étudiés en fonction de la durée d’utilisation de la solution et du retour sur investissement escomptés.

Faire un choix fonctionnel avant tout, est sans doute une bonne façon de prévenir les aléas budgétaires, car cela permettra d’éviter d’importants développements spécifiques. Demandez à l’intégrateur de rencontrer des clients références qui travaillent dans le même secteur est la meilleure façon de voir comment le logiciel s’intègre dans un contexte similaire à celui de votre entreprise.

Si vous n’avez pas de compétences informatiques à l’intérieur de votre organisation, partez sur une solution qui colle le plus à votre métier et qui peut être simplement personnalisable sans avoir à développer, car vous risquez sinon de devoir faire appel à votre intégrateur régulièrement.

Cette solution est aussi la garantie de bénéficier des nouvelles fonctionnalités qui seront parfaitement adapter à votre secteur d’activité.